出退勤管理を効率化する代表的な方法

出退勤管理は、会社で働く社員1人ひとり単なる労働記録ではなくどれだけ働いているのか「正確な労働時間」をチェックできる物です。適切な労働時間を守るのは会社の義務であり、管理が行き届いていれば社員の健康を守ることに繋がります。出退勤を管理する方法は多くありますが、代表的なやり方としてまず、「紙の出勤簿」があります。出勤や退勤の時間だけではなく、残業や休憩に使った時間などあらゆる情報を紙のフォーマットに記入して管理する方法です。

アナログ式なので、パソコンが苦手な方でも記入しやすい反面、手書きのため不正申告などが起きやすいので、しっかりとした管理者の元で保管することが重要になります。出退勤の管理システムで有名なのが、「タイムカード」です。タイムレコーダーに専用の紙を差し込んで打刻し、主に1ヶ月単位で記録していきます。端末と専用カードのみで低コストで導入できることがメリットになりますが、出退勤時間しか記録できない物が多く、タイムカードのみでは残業時間までは管理できない場合もあるので、別途用紙に記入するなど工夫が必要になります。

次にエクセルなどの無料「パソコンソフト」で管理する方法です。インターネット上に出退勤を管理するための無料テンプレートが豊富にあるので、ソフトがインストールされたパソコンであれば実質0円で導入することができます。パソコン入力になるので、入力方法がわからない方への指導や入力ミスも起こりやすいので、上司や管理者によるダブルチェックを行うことが大切です。