出退勤管理をする方法

出退勤管理とは従業員の出勤時刻と退勤時刻を管理し実労働時間を把握して給与計算に反映させるための一連の取り組みを指しており、勤怠管理の一環に位置付けることができます。勤怠管理においては出退勤管理のほかにも、欠勤状況の把握・有給休暇の取得状況や時間外・休日労働の把握など多彩な内容を含みます。出退勤管理を含めた勤怠管理の目標とするところは、労働状況の改善や刑事処分をうけることがないようにするコンプライアンス遵守、従業員の定着率向上のための正確な給与計算などいくつもの側面をもち、従業員のモチベーションを図り就業環境を維持改善するうえで大きな役割をもっています。出退勤管理の方法では、タイムカードを使用したり・エクセルで記録する、勤怠管理システムを導入運用するなどの方法が代表的です。

タイムカードは従来から採用されている勤怠管理システムであり安価で使い勝手の良さがメリットです。他方で不正打刻の恐れや集計ミスなどの欠点が意識されてきました。エクセルを使用する方法のメリットは、作業の手軽さです。エクセルであればタイムカードのように保管するための物理的スペースを節約できます。

ただし集計ミスのリスクは同じで、エクセル関数に習熟する人材を確保する必要があります。勤怠管理システムはブラウザやアプリでデータを集計するもので、クラウド型を採用すれば端末さえ確保できる限り、どこからでも任意のタイミングで打刻することができます。